Operación Comercial5 min lecturaFrank A.
Whatsapp clinica varios recepcionistas: un número, bandejas, asignación auto
Una clínica con 2 recepcionistas, 4 veterinarios y 1 número de WhatsApp. Sin organización: la urgencia cae en "consultas", la cita de vacunas cae en "urgencias", dos personas contestan lo mismo, el tutor recibe info contradictoria. Con bandejas por área y asignación automática: un número, flujos separados, cada chat tiene dueño.
El mito del "número único = caos"
Muchas clínicas creen que para tener orden necesitan números distintos: uno para urgencias, otro para citas, otro para consultas. Eso obliga al tutor a adivinar a qué número escribir ("¿esto es urgencia o consulta?") y fragmenta el historial. La solución no es más números: es un número con bandejas lógicas.
- Un número = marca única, historial unificado, tutor no se equivoca.
- Bandejas por área = recepción no ve urgencias, urgencias no ve citas.
- Asignación automática = cada chat tiene dueño visible.
Cómo montar las bandejas por área en un mismo número
En Levvo creas "canales" sobre el mismo número de WhatsApp. Cada canal tiene su bandeja, su equipo, sus reglas de asignación y sus SLA:
Canal URGENCIAS
- Equipo: veterinarios de guardia + recepción turno.
- Asignación: detección palabras clave (ver post de urgencias) → veterinario de guardia.
- SLA: 5 min. Aviso push + sonido.
- Visibilidad: solo guardia y recepción turno.
Canal CITAS
- Equipo: recepción (1-2 personas).
- Asignación: round-robin entre recepcionistas disponibles.
- SLA: 30 min (no es urgencia vital).
- Acciones rápidas: confirmar, reprogramar, lista de espera.
Canal CONSULTAS / SEGUIMIENTO
- Equipo: veterinarios en consulta + recepción.
- Asignación: por veterinario responsable del paciente (historial) o round-robin.
- SLA: 2-4h.
- Contexto: historial clínico completo visible.
Canal ADMINISTRATIVO (opcional)
- Facturas, recetas, certificados, proveedores.
- Equipo: administración.
- No molesta a clínico.
Qué evita la separación por canales
- Recepción contestando "traedlo ya" a una duda de pienso.
- Veterinario de guardia recibiendo "quiero cambiar la cita de mañana".
- Dos recepcionistas enviando confirmación distinta a la misma cita.
El tutor escribe, el sistema clasifica
El tutor siempre escribe al mismo número. No elige canal. Levvo lee el mensaje:
- "Vomita sangre" → Canal URGENCIAS → Veterinario de guardia (aviso inmediato).
- "Quiero cita vacuna" → Canal CITAS → Recepción (round-robin).
- "Resultado analítica Toby" → Canal CONSULTAS → Veterinario de Toby (historial).
- "Factura diciembre" → Canal ADMINISTRATIVO → Administración.
Si el sistema duda, cae en bandeja de Triaje (recepción ve todo lo no clasificado y deriva en 1 clic).
Visibilidad cruzada sin ruido
El jefe de clínica ve todos los canales en una vista única: cuántas urgencias activas, cuántas citas pendientes de confirmar, qué consultas llevan >4h sin respuesta. Los veterinarios ven solo su canal (Urgencias o Consultas) + sus pacientes asignados. Recepción ve Citas + Triaje. Cada rol ve lo que necesita, sin ruido ajeno.
El número compartido ordenado es base del flujo veterinario
Esta estructura de canales sobre un número único forma parte de la landing WhatsApp para veterinarias, junto con urgencias, citas, continuidad y RGPD.
Frequently asked questions
- ¿Y si un tutor escribe "urgencia" para pedir una cita?
El sistema detecta "cita" + "vacuna" + "mañana" → clasifica en CITAS. La palabra "urgencia" sola no dispara el canal de urgencias si el contexto es administrativo. Y si cae en Triaje, recepción lo mueve en 1 clic.
- ¿Puedo tener un número por sede y aun así bandejas compartidas?
Sí. Cada sede tiene su número. Los canales (Urgencias, Citas, Consultas) existen en cada número. Y puedes tener vista global multi-sede para dirección: "Urgencias sede centro: 3 activas / Urgencias sede norte: 1 activa".
- ¿Qué pasa con WhatsApp Business App (4 dispositivos)?
WhatsApp Business App limita a 4 dispositivos vinculados. En clínica con 6-10 personas, no llega. Levvo conecta el número vía API: dispositivos ilimitados (PWA en PC, móvil, tablet). Cada persona accede desde su dispositivo a su bandeja correspondiente.
- ¿El historial del paciente está unificado aunque hable por canales distintos?
Sí. El paciente siempre escribe al mismo número. Los canales son vistas internas para el equipo. Para el tutor (y para el historial), es una sola conversación continua. El veterinario ve: cita de vacunas (canal CITAS) → consulta post-vacuna (canal CONSULTAS) → urgencia por reacción (canal URGENCIAS). Todo en un hilo.
Un número para el tutor. Bandejas ordenadas para el equipo.
Elimina la confusión. Cada chat en su canal, con su dueño, su SLA y su contexto.